Si ya utilizas la firma electrónica en las operaciones de tu empresa o estás considerando implementarla, es normal que te preguntes: ¿cómo puedo verificar la validez de una firma electrónica?
Para que lo entiendas mejor, recordemos que:
Una firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o están asociados a un documento digital, y que permiten identificar al firmante y asegurar la integridad del documento.
Ahora sí veamos cómo funciona este proceso.
Cómo se verifica la validez de una firma electrónica
Existen diferentes tipos de firmas electrónicas, desde las simples hasta las avanzadas o digitales, que ofrecen distintos niveles de seguridad y autenticidad.
El proceso de validación de una firma electrónica varía según el tipo de firma utilizada en los documentos.
En este sentido, la firma puede realizarse mediante un certificado digital —requerido para firmas digitales o avanzadas— o a través de otras evidencias electrónicas, como un código OTP o un botón de aprobación, en el caso de firmas electrónicas simples.
El uso de un certificado digital, emitido por una autoridad de certificación digital acreditada, como Thomas Signe, es la forma más segura de garantizar la integridad de un documento.
Si el documento fue firmado con un certificado digital, la entidad emisora puede verificar la validez de dicho certificado digital.
Los Proveedores de Servicios de Confianza acreditados pueden tener su propio validador de certificados de firmas electrónicas. Por ejemplo, en este caso, contamos con nuestro propio validador de certificados digitales en Thomas Signe Chile.
Es importante aclarar que este validador no verifica como tal el documento firmado sino la validez del certificado digital.
Por otro lado, también puedes hacer uso de las plataformas públicas de cada país destinadas para ello. Por ejemplo:
Validador de firmas electrónicas en Colombia.
Validador de firmas electrónicas en Perú.
En el caso de usar un certificado digital, el proceso de validación de la firma electrónica sería de la siguiente manera.
Pasos para verificar la validez de una firma electrónica
A continuación, te presentamos un proceso general para verificar una firma electrónica utilizando Adobe Acrobat Reader, una herramienta comúnmente utilizada para este fin:
1. Abre el documento: inicia Adobe Acrobat Reader y abre el documento PDF que contiene la firma electrónica que deseas verificar.
2. Accede al panel de firmas: en la parte derecha de la ventana, busca y selecciona el panel de firmas. Esto te mostrará una lista de las firmas presentes en el documento.
3. Selecciona la firma a validar: haz doble clic sobre la firma que deseas verificar y selecciona “Validar firma”.
4. Revisa el estado de la firma: aparecerá una ventana con detalles del firmante, el estado de la firma y si la identidad del firmante es válida.
5. Consulta las propiedades de la firma: para obtener más información, haz clic en “Propiedades de la firma”. Aquí podrás ver detalles como la fecha y hora de la firma, el motivo de la firma, si ha habido modificaciones en el documento y el certificado del firmante.
6. Verificar el certificado del firmante: Haz clic en “Mostrar certificado del firmante” para revisar los detalles del certificado. El certificado debe ser válido y estar emitido por una autoridad de certificación de confianza.
Luego, haz clic en la pestaña “Confianza”. Si se corroboran todos los datos, haz clic en “Agregar a certificados de confianza”.
Después, acepta el cambio de configuración de confianza.
Finalmente, marca la opción “Documentos certificados” y “aceptar”.
Una vez hayas aceptado que confias en el certificado, te aparecerá marcado en verde que la firma electrónica es válida.
Tener presente
Es importante asegurarse de que el estado de la firma sea “Válida” o “Fiable”. Si el estado es “No válida”, “Desconocida” o “No confiable”, la firma no es válida. Además, el certificado del firmante debe estar vigente y no haber sido revocado.
Este proceso te permitirá verificar la autenticidad de una firma electrónica y asegurarte de que el documento no ha sido modificado desde que fue firmado.
Asimismo, ten presente que la validez de una firma electrónica depende de las leyes y regulaciones de cada país, por lo que es recomendable revisar la normativa local.
Recomendaciones finales para verificar la validez de firmas electrónicas
En resumen, estos son algunos consejos para que puedas verificar la validez de las firmas electrónicas y operar con plena confianza:
1. Verifica la entidad emisora: asegúrate de que la firma electrónica que tengas se haya realizado a través de una entidad emisora confiable y reconocida.
2. Atención al certificado digital: comprueba que el certificado digital esté vigente y corresponda al firmante.
3. Fecha y hora de la firma: asegúrate de que la fecha y hora de la firma estén dentro del periodo de validez del certificado.
4. Documento sin modificaciones: confirma que el documento no haya sido modificado ni alterado durante el proceso de transferencia o de revisión entre las partes interesadas desde que fue firmado.
5. Herramientas de validación: utiliza un software o una plataforma pública para validar la firma electrónica.
¿Quieres tener la garantía de que tus firmas electrónicas son válidas?
Usa servicios de certificación digital, con el respaldo de una Entidad de Certificación o Prestador de Servicios de Confianza acreditado en cada país.
La ventaja de trabajar de la mano de una entidad de certificación como Thomas Signe es que estamos regulados bajo estrictos estándares normativos de legalidad y seguridad. Esto significa que contamos con el respaldo de los gobiernos de las zonas geográficas en donde operamos.
Thomas Signe figura como autoridad de certificación dentro de los listados de los organismos acreditadores en estos países: la ONAC, en Colombia; INDECOPI, en Perú y, el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo, en Chile.
Cuando operas con un tercero de confianza puedes acceder a una plataforma de firma electrónica segura, así como aprovechar las herramientas y métodos de validación que ofrecemos.
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