Firmar y gestionar documentos en papel es cosa del pasado. Vivimos en un mundo cada vez más digitalizado donde se imponen con fuerza soluciones de firma digital que ahorran tiempo, papel y espacio. Se está dejando atrás la firma presencial de documentos para firmar de manera electrónica y dar paso a una mayor eficiencia, eficacia y seguridad sea cual sea el entorno profesional.
Cómo firmar online: tipos de firma digital o firma electrónica
El uso de firmas electrónicas está estipulado en el reglamento de cada país. Lo primero que debes saber es que la firma digital es diferente a la firma electrónica. Es decir la firma digital es un tipo de firma electrónica y según el lugar donde te encuentres es denominada o no de esta manera.
La normativa europea eIDAS reconoce tres tipos de firma electrónica. Todas válidas, legalmente vinculantes y admisibles ante un tribunal:
- Primera: Firma Electrónica Simple: conjunto de datos electrónicos, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
- Segunda: Firma Electrónica Avanzada: esta firma permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados. Dichos datos están vinculados al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede utilizar. Su uso está bajo exclusivo control del firmante, por lo que otorga un alto nivel de confianza.
- Tercera: Firma electrónica Cualificada: firma creada mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas. Se basa en un certificado cualificado. Invierte la carga de la prueba y es equiparable a la firma manuscrita.
Tipos de firma electrónica en Latinoamérica
De igual manera, cada país en América Latina define sus tipos de firma digital o firma electrónica:
Tipos de firma electrónica en Perú:
- Primera: Firma Electrónica Simple
- Segunda: Firma Electrónica Avanzada
- Tercera: Firma Electrónica Cualificada
De acuerdo con el nuevo Decreto Supremo N° 029-2021-PCM la firma electrónica cualificada o firma digital es aquella firma electrónica avanzada que cumple con lo establecido en el capítulo II de dicho reglamento.
Define firma digital como:
“…aquella firma electrónica que utilizando una técnica de criptografía asimétrica, permite la identificación del signatario y ha sido creada por medios, incluso a distancia, que garantizan que éste mantiene bajo su control con un elevado grado de confianza, de manera que está vinculada únicamente al signatario y a los datos a los que refiere, lo que permite garantizar la integridad del contenido y detectar cualquier modificación ulterior, tiene la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita, siempre y cuando haya sido generada por un Prestador de Servicios de Certificación Digital debidamente acreditado que se encuentre dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica, y que no medie ninguno de los vicios de la voluntad previstos en el Título VIII del Libro IV del Código Civil”.
Tipos de firma electrónica en Chile:
En Chile se denominan Firma Electrónica Simple (FES) y Firma Electrónica Avanzada (FEA). En este país el certificado digital simple es lo mismo que la firma electrónica simple.
Tipos de firma electrónica en Colombia:
En este caso se definen dos tipos de firma: la firma electrónica y la firma digital.
Cómo hacer una firma digital con plena validez legal
URUK es una plataforma de firma electrónica o firma digital que permite firmar documentos y realizar diferentes tipos de trámites con plena validez legal y jurídica. Y esto es posible porque cuenta con el respaldo de Thomas Signe como Autoridad de Certificación. Estamos acredidatos por cada uno de los organismos de certificación oficiales de los países en los que operamos (Chile, Perú y Colombia).
Thomas Signe tiene la potestad de generar los certificados digitales que se otorgan a una persona (natural o jurídica) para identificarla de manera única. Lo cual le permite realizar firmas online con mayores niveles de seguridad.
Cómo firmar digital con URUK
URUK cuenta con diferentes mecanismos de autenticación digital y tipos de firma electrónica simple y firma electrónica avanzada.
Thomas Signe puede generarte un certificado digital como empresa. Asimismo te damos la opción de firmar sino cuentas con certificado digital.
La plataforma ofrece un espacio de trabajo a través de una API o en la nube para firmar online y de manera sencilla. Comienzas a firmar creando un flujo de firma. Este incluye: la selección de los firmantes, los tipos de firma deseados y diferentes niveles de seguridad de acuerdo a la complejidad de tus operaciones.
Paso a paso para firmar con URUK
- Selecciona y sube el documento que quieras firmar.
2. Crea el flujo de firma que necesites, elige a las personas que quieres que firmen y envía el documento.
3. Los firmantes recibirán un email con el documento a firmar.
4. El destinatario firma el documento desde cualquier dispositivo electrónico.
5. Recibes una notificación del estado de tu documento, si ha sido firmado o desatendido. En ambos casos el documento queda almacenado en la nube, bien sea como listo o como pendiente.
¡Y listo! Ya quedarías con tus documentos firmados a la mano para comenzar a realizar tus procesos de manera más ágil y eficaz.
URUK te permite acceder a:
Firma Electrónica Simple
Significa que firmarás con un certificado de firma simple. Una firma electrónica simple puede ser aquella que trazas con el “mouse” del computador o que te permite aceptar una casilla para validar un documento.
Firma Electrónica Avanzada
Implica que firmarás con un certificado cualificado. Para obtenerlo existen diferentes métodos como lo es la generación de una clave única o la resolución de un cuestionario a cargo de la entidad certificadora.
Agrega seguridad a tus procesos de firma digital
Para dar mayor seguridad a tus trámites existen otros mecanismos de autenticación y de evidencias electrónicas que puedes adicionar usando URUK, tales como:
Código OTP (One Time Password)
Consiste en el envío de una contraseña de verificación de un solo uso a través de SMS o correo electrónico. Es ese mensaje que recibes en tu celular o email y te permite validar la operación que vas a realizar.
Sello o Sellado de Tiempo
Es un servicio emitido por una una Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA) que permite constatar que se está firmando un documento en un momento en concreto y garantiza que la información contenida en el mismo no se ha modificado desde ese momento. En pocas palabras, certifica el momento exacto, con fecha y hora, en que se firma un documento.
Trazabilidad Blockchain
Pero lo mejor de URUK es que te posibilita acceder de manera sencilla a la seguridad que otorga la tecnología Blockchain. ¿Qué significa esto?
Independientemente del tipo de firma electrónica que uses todos tus documentos se registrarán en nuestra cadena de bloques, lo que permite securizar toda la información y tener una trazabilidad completa desde que se genera el documento.
La tecnología Blockchain agrega el mayor nivel de seguridad gracias a sus características de inmutabilidad (no se puede modificar), trazabilidad y transparencia. De esta manera puedes obtener la mayor garantía de que tus documentos no serán alterados y conservarán su integridad.
Adicionalmente, todo ese registro en Blockchain que se genera sirve como evidencia electrónica probatoria en caso de ser necesario.
URUK ofrece muchas más posibilidades y funcionalidades de acuerdo a las necesidades de tu negocio. Descubre URUK y cuéntanos si quieres saber algo más.
